Läuft bei Bargeschäften immer alles richtig? Dieser berechtigten Frage stellt sich ein Unternehmer, insbesondere wenn regelmäßig außerfamiliäre Arbeitnehmer zum Einsatz kommen, täglich aufs Neue. Gerade auch die Finanzverwaltung greift diese Fragestellung immer wieder auf. Die Erfahrungen aus der Praxis zeigen, dass hinsichtlich der Kassenführung in den vergangenen Jahren zunehmend Prüfungsschwerpunkte gesetzt wurden, nicht zuletzt weil in der Ausbildung der Betriebsprüfer vermehrt gezielt geschult wird. Auch die Möglichkeiten der genaueren Überprüfung – gerade in technischer Hinsicht – haben Kassenführung bei Bargeschäften im Hofladen sich in jüngster Vergangenheit immer weiter gesteigert. Gelangt nun die Kassenführung unter die genauere Beobachtung der Betriebsprüfung, geht es im wahrsten Sinne des Wortes um Bares.
Es gilt der Grundsatz, dass die Aufzeichnungen des Steuerpflichtigen der Besteuerung zugrunde gelegt werden. Sind in der Kassenführung jedoch Fehler vorhanden, und seien diese lediglich formeller Art, führt dies regelmäßig dazu, dass der gesetzlich normierte Vertrauensvorsprung aufgebraucht ist. Die Auswirkungen sind immens: Umsatzhinzuschätzungen drohen. Diese sind meist doppelt bitter: Die Umsatzsteuer auf den hinzugeschätzten Umsatz ist direkt an das Finanzamt abzuführen, und auf den aufgrund der Hinzuschätzung höheren Gewinn fällt grundsätzlich noch mal Einkommensteuer an. In beiden Fällen kommt regelmäßig gar eine 6%ige Verzinsung hinzu. Wie gelange ich also in der Praxis zu einer ordnungsgemäßen Kassenführung? Hierzu haben sich eine Vielzahl Prinzipien entwickelt: teilweise durch gesetzliche Vorgaben, aber auch durch Ableitung von dem Grundsatz einer ordnungsgemäßen Buchhaltung sowie aufgrund von Vorgaben der Finanzverwaltung und nicht zuletzt auch durch die Rechtsprechung.
Die wichtigsten Grundsätze:
● Eine ordnungsgemäße Kassenführung zeichnet insbesondere aus, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle verschafft. Dies bedingt insbesondere, dass die Aufzeichnungen nachvollziehbar, richtig, geordnet, zeitgerecht und vollständig erfolgen. Zu den wesentlichsten Grundsätzen zählen, dass die Aufzeichnungen täglich festzuhalten sind und dass diese so erfolgen, dass sie nicht in einer Weise verändert werden dürfen, dass der ursprüngliche Zustand nicht mehr feststellbar ist.
● Ferner gilt wie für die Buchhaltung im Allgemeinen der Grundsatz der Einzelaufzeichnung von Geschäftsvorfällen. Danach muss jedes Geschäft mit jedem einzelnen Kunden eigens aufgezeichnet werden. Diese Vorgehensweise ist jedoch nicht mit der tatsächlichen Lebenserfahrung vereinbar. Gerade was den Bereich Hofladen angeht, wäre man dann schließlich zu sehr damit beschäftigt, die administrativen Vorgaben zu erfüllen, als sich um seine originäre unternehmerische Tätigkeit kümmern zu können. Dies hat der BFH bereits 1966 genauso gesehen und insoweit die Verpflichtung zur Einzelaufzeichnung unter bestimmten Voraussetzungen für nicht zumutbar erachtet. Aufgrund dessen können Steuerpflichtige, die Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkaufen, auf die Einzelaufzeichnung verzichten. Von dieser Erleichterung gibt es jedoch Rückausnahmen für bestimmte Branchen oder wenn der einzelne Umsatz den Betrag von 15.000 € übersteigt. Der Hofladen ist grundsätzlich von den Rückausnahmen nicht betroffen, sodass regelmäßig die oben genannte Erleichterung angewendet werden kann.
● Die Kasse ist lückenlos und zeitlich geordnet zu führen. Die Kasse muss mithin zu jedem erdenklichen Zeitpunkt kassensturzfähig sein. Ein sehr leicht zu prüfender und doch so gravierender Fehler ist das Kassenminus. Ein negativer Kassenbestand ist aus logischen Gründen schlichtweg unmöglich. Stolpert ein Kassenprüfer hierüber, müssen gar nicht immer grob fahrlässig oder vorsätzlich begangene Fehler wie die Nichterfassung von Umsätzen der Grund hierfür sein. Oftmals sind Einnahmen und Ausgaben nur in der Chronologie in der falschen Reihenfolge aufgezeichnet worden. Ein rechnerisches Kassenminus wird jedoch nachvollziehbar immer wieder als Anlass genommen, die gesamte Kassenführung als nicht ordnungsgemäß zu verwerfen. Das heißt, Schätzungen drohen.
● Ebenso ist die Kasse zeitnah zu führen. Ein einheitliches Schriftbild oder die permanente Nutzung des gleichen Schreibgerätes geben Grund für den ersten Anfangsverdacht, dass die Kasse erst nachträglich für einen längeren Zeitraum erstellt wurde, sodass ein genauerer Blick in die gesamte Kassenführung die Folge ist.
● Das Prinzip der Vollständigkeit ist eigentlich für jeden nachvollziehbar, dennoch hat vermutlich eine Vielzahl von Unternehmern bereits dagegen verstoßen. Hierhinter verbirgt sich nämlich nicht nur die Selbstverständlichkeit, alle baren Einnahmen zu erfassen. Neben der baren Zahlungsart sind auch Umsätze, die gegen Scheck, Kredit oder Kreditkarte ausgeführt wurden, gesondert aufzuzeichnen.
So weit die bedeutendsten Grundsätze. Wie sind diese nun in der Praxis umsetzbar? Es wird unter folgenden Kassenarten unterschieden: Die offene Ladenkasse, die Registrierkasse, die PC-Kasse. Für die Steuerpflichtigen besteht insoweit (noch) ein Wahlrecht. Nachfolgend sind die wichtigsten Merkmale und dabei zu beachtende Problemfelder dargestellt:
Die offene Ladenkasse
Gerade im Hofladen ist diese Kassenart – zumindest zu Beginn der Unternehmung beziehungsweise bei überschaubarem Umfang – wohl am häufigsten vertreten. Merkmal ist eine rein manuelle Kassenführung ohne technische Unterstützung; regelmäßig gekennzeichnet auch durch die Verwendung einer Geldkassette, eines separaten Portemonnaies oder Ähnliches.
Die meisten haben sicherlich die im Einzelhandel erhältlichen Kassenbücher vor Augen. Wer sich jedoch darauf beschränkt, hat allerdings essenzielle Vorgaben außer Acht gelassen. Wer nämlich lediglich ein Kassenbuch führt, kann nicht eine ordnungsgemäße Kassenführung sein Eigen nennen, weil der Kassenbestand in diesem Falle nur rein rechnerisch ermittelt wird. Zentrale Eigenart der offenen Ladenkasse ist nämlich das tägliche Auszählen des Bargeldbestandes. Aus Nachweisgründen empfiehlt sich hier, ein Zählprotokoll auszufüllen (Beispiel siehe Abbildung 1). Der hierüber am Ende eines Tages ermittelte Kassenbestand ist Ausgangspunkt des ebenso zwingend zu führenden Kassenberichtes (siehe Abbildung 2). Im Kassenbericht wird der ausgezählte Tageskassenendbestand um den ausgezählten Tageskassenendbestand des Vortages vermindert, um betriebliche Ausgaben und Privatentnahmen des Geschäftstages erhöht sowie um Privateinlagen vermindert, umden Tageskassenerlös (Tageslosung) zu ermitteln. Unabhängig davon sind sämtliche Geschäftsvorfälle (grundsätzlich einzeln) belegmäßig nachzuweisen. Insbesondere gilt auch für Entnahmen und Einlagen der Grundsatz: keine Buchung ohne Beleg. Erforderlichenfalls ist ein Eigenbeleg zu erstellen. Die Ergebnisse des Kassenberichtes können nun in ein herkömmliches Kassenbuch übertragen werden. Es genügt jedoch auch eine chronologische Sammlung der Kassenberichte (Abbildungen 1 und 2).
Die Registerkasse
Die Registrierkasse ist aus heutiger Sicht aus der Bargeldbranche nicht mehr wegzudenken. Nicht zuletzt in größeren Unternehmen mit Einsatz von Fremdpersonal bietet die Registrierkasse auch dem Betriebsinhaber eine zusätzliche Kontrollfunktion. Ein Zählprotokoll ist hier nicht erforderlich. Die jederzeitige Kassensturzfähigkeit muss dennoch gewährleistet sein; daher ist auch zu eigenen Prüfungszwecken ein regelmäßiges Auszählen zu empfehlen. Die Registrierkasse zeichnet alle er orderlichen Daten auf (Tagesendsummen, Angaben über Umsätze, Stornierungen und Retouren, Zahlungsart, Kundenzahl). Es ist zwingend werktäglich eine Abfrage des TagesendsummenBons (sogenannter Z-Bon) durchzuführen. Neben den oben angeführten Daten muss der ZBon Angaben zu Uhrzeit und Datum des Abrufs enthalten sowie vor allem eine fortlaufende Z-Nummer. Die fortlaufenden ZBons sind zwingend aufzubewahren. Liegen im Rahmen einer Prüfung durch das Finanzamt die fortlaufend nummerierten ZBons nicht lückenlos vor, ist – durch Rechtsprechung bestätigt – von einem schweren Mangel der Kassenführung auszugehen. Ein weiterer erheblicher Mangel liegt vor, wenn der Abruf des ZBons vor Ladenschluss geschieht; es wird davon ausgegangen, dass zwischen Abruf und tatsächlichem Ladenschluss Umsätze erfolgt sind, die in der Kassenführung fehlen. Entsprechendes gilt im Übrigen für das Zählprotokoll im Rahmen der offenen Ladenkasse. Der sich aus dem ZBon ergebende Tageskassenumsatz ist in das Kassenbuch einzutragen. Neben dem Z-Abruf sind auch diverse andere Abrufe möglich, sodass die Registrierkasse auch für eigene Zwecke interessant sein kann. Im Hofladen ist es überdies nicht unüblich, dass mit unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen zu fakturieren ist. Es sind unterschiedliche Warengruppen programmierbar, sodass die Registrierkasse zur ordnungsgemäßen Trennung der Entgelte eine enorme Hilfestellung leisten kann.
Die PC Kasse
Die PC-Kasse ist die technische Fortentwicklung der früheren Registrierkasse. Auf dem Markt werden Gesamtpakete oder aber auch lediglich Softwarelösungen für den bereits vorhandenen PC angeboten. Attraktiv ist die PC-Kassenlösung insbesondere durch die weitaus höheren Speicherkapazitäten gegenüber der Registrierkasse. Wie auch bei der Registrierkasse muss die Geschlossenheit der Kassenführung gewährleistet sein. Nachweispflichtig hierüber ist der Steuerpflichtige. Gerade bei PC-Kassen stellt sich jedoch immer wieder heraus, dass es technisch möglich ist, die Aufzeichnungen noch im Nachhinein zu verändern. Oftmals werben gar Anbieter solcher Systeme mit dieser Möglichkeit. Die mit so einem System, das Veränderungen zulässt, geführte Kasse ist nicht ordnungsgemäß. Im Zweifel obliegt dem Steuerpflichtigen die Nachweispflicht. Im schlimmsten Fall drohen die Verwerfung der Kasse und damit empfindliche Hinzuschätzungen.
Fazit
Die Direktvermarktung im Rahmen des Hofladens hat sich in der Vergangenheit immer wieder als interessantes Standbein im Rahmen der gesamten Bandbreite der unternehmerischen Tätigkeit erwiesen. Um den Erfolg dieser Tätigkeit nicht unnötig zu schmälern, sollte darauf geachtet werden, dass auch alle steuerlichen Vorgaben ordnungsgemäß erfüllt werden, denn kaum ein Bereich des Rechnungswesens ist so stark von Formalitäten geprägt FAZIT wie die Kassenführung. Auf die oben beschriebenen Grundsätze ist daher von Beginn an zu achten, da man formelle Fehler im Nachhinein nicht mehr wegdiskutieren kann. Auch das im Rahmen der offenen Ladenkasse zwingend vorgeschriebene Zählprotokoll ist gerade für eigene Kontrollzwecke der Kassenführung empfehlenswert. Es ist ratsam, sich das Zählprotokoll von dem jeweils zuständigen Mitarbeiter unterzeichnen zu lassen.
Autor Thies Lauer
wetreu LBB