Da sich die Form der Buchführung durch die zunehmende Digitalisierung umfangreich verändert, hat das Bundesministerium für Finanzen (BMF) am 28. November 2019 mit einem Schreiben reagiert. Diese teils weitreichenden Anpassungen wurden bisher überraschend wenig thematisiert, doch der Druck auf die eigene Buchführung steigt, insbesondere durch geplante Gesetzesänderungen. Jeder Steuerpflichtige ist hier selbst in der Pflicht.
In den §§ 140 bis 147 der Abgabenordnung sind die Formvorschriften der Buchführung fixiert. Hier heißt es insbesondere, dass „die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen“ sind. Diese Grundsätze gelten seit Jahrzehnten.
Veränderungen für die Buchführung
Auch in der digitalen Buchführung müssen zunächst die allgemeinen Grundsätze eingehalten werden. Es gilt also insbesondere sicherzustellen, dass alle nötigen Belege und Nachweise zeitgerecht und geordnet einsehbar sind. Eine zeitgerechte Buchführung bedeutet, dass „jeder Geschäftsvorfall zeitnah, das heißt möglichst unmittelbar nach seiner Entstehung erfasst wird“, so das BMF 2019. Eine sofortige Erfassung jeder Rechnung ist in der Theorie also vorgeschrieben, aber natürlich in der Praxis überhaupt nicht machbar. Hier fallen Theorie und Praxis weit auseinander. Das sieht auch die Finanzverwaltung und führt daher weiter aus, dass zumindest eine geordnete und übersichtliche Belegablage innerhalb von zehn Tagen erfolgen muss. Diese Belegablage muss dann unveränderbar sein.
Was bedeutet unveränderbar?
Jedes Buchführungsdokument muss in seiner Ursprungsform vorgehalten werden. Das bedeutet, dass eine digital erhaltene Rechnung auch digital und unveränderbar gespeichert sein muss.
Damit ist der Ausdruck einer digitalen Rechnung und das Abheften in den Papier-Belegordner ein Verstoß gegen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung. Digitale Rechnungen benötigen eine „revisionssichere Ablage“. Das bedeutet, es wird eine Software benötigt, die den Zeitpunkt des Abspeicherns und alle digitalen Veränderungen, wie zum Beispiel einen „Bezahlt“-Vermerk, von abgelegten Dokumenten protokolliert und das Löschen von Belegen innerhalb der Zehn-Jahres-Frist verhindert.
Grundsätzlich ist das Vorhalten des Ursprungsbelegs auch für den Papierbeleg verpflichtend. Bekommt man eine Rechnung in Papier zugesendet, genügt das einfache Einscannen nicht als Nachweis für die Buchführung. Um zukünftig jedoch einheitlich mit Rechnungen umgehen zu können, gibt es die Möglichkeit eines belegersetzenden Scannens. Dies ist an einige Voraussetzungen geknüpft. Hält man diese jedoch ein, sind bereits heute das Scannen von Papierbelegen und die nachfolgende Vernichtung dieses Originalbelegs möglich.
Sicherstellung des Datensatzes
In der Papierwelt bedeutet das Sicherstellen von Belegen eine Ablage in einem Ordner, welcher im Regal „warm und trocken“ lagert. Bei einem digital eingegangenen Ursprungsbeleg bedeutet dies, den Datenschwund durch Viren und Ähnliches zu verhindern und die Lesbarkeit zu gewährleisten. Es sollte jedem klar sein, dass das Abspeichern von digitalen Belegen auf der Festplatte des Computers allein auf keinen Fall als „sichergestellt“ gelten kann, weil nicht von einer Lebenserwartung des PC von über zehn Jahren ausgegangen werden kann. Also müssen die Belege extern gespeichert werden, und diese Datensätze müssen dann über zehn Jahre lang lesbar sein. Eine Diskette ist schon lange nicht mehr nutzbar und auch CD/ DVD sind überholt. Selbst für den „normalen“ USB-Stick könnte es in zehn Jahren eng werden. Hier benötigt man für die Zukunft praktikable Lösungen.
Die Pflicht zur E-Rechnung
Da sich steuerrechtliche Meldeverfahren EU-weit ändern sollen, muss in Deutschland für die Umsetzung eine elektronische Rechnung einheitlich für alle Unternehmen eingeführt werden. Diese soll nach dem bisherigen Gesetzentwurf des Wachstumschancengesetzes (zum Zeitpunkt dieses Artikels noch nicht beschlossen) ab dem 1. Januar 2025 gelten. Rechnungsempfänger werden ab diesem Zeitpunkt kein Recht mehr darauf haben, statt der elektronischen Rechnung eine Papierrechnung zu erhalten.
Klar ist also, die elektronische Rechnung wird kommen. Und damit steigt der Druck für alle Betriebe in der Zeit der Umstellung, die genannten Grundsätze einer ordnungsmäßigen Buchführung einzuhalten.
Zusätzliche Pflichten
Das BMF-Schreiben setzt grundsätzlich eine Verfahrensdokumentation voraus. Praktisch kommt dieser im Rahmen von elektronischen Kassensystemen und beim belegersetzenden Scannen besondere Bedeutung zu.
Die Verfahrensdokumentation soll der Pflicht zur Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit für „das gesamte Buchführungsverfahren“ Rechnung tragen. Soll heißen: Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung sind nicht nur auf den Einzelsachverhalt (vereinfacht: die einzelne Rechnung) prüfbar, sondern sollen auch im Großen und Ganzen (vereinfacht: die Büroorganisation) geprüft werden können. Damit stellt die Verfahrensdokumentation in der zunehmend digitalen Welt das dar, was in der reinen Papierwelt jedem klar war, und trägt damit der zunehmenden Komplexität des Büroalltags Rechnung. In der reinen Papierwelt konnte jede Eingangsrechnung nur über einen Weg ins Büro gelangen: den Briefkasten. Und im Büro kann man in der Regel mit einem Rundumblick alle Belegablageorte sehen.
In der digitalen Welt kann die Eingangsrechnung über das EMailpostfach, eventuell auch ein weiteres E-Mailpostfach, eine Vielzahl von Internetportalen der Geschäftspartner (zum Beispiel der Meierei oder der SH-Netz) oder auf sonstige Wege zu einem gelangen. Und der Ablageort könnte auf einem USB-Stick, dem PC oder in einer Cloud sein.
Deshalb soll eine sogenannte Verfahrensdokumentation erstellt werden. Diese soll dann den „organisatorisch und technisch gewollten Prozess“ der Belege im Büro darstellen. Es soll also schriftlich dargestellt werden, über welche Zugänge zum Beispiel Rechnungen eingehen, in welchem Programm diese gespeichert werden und wie sie dort wiederzufinden sind. Hieraus geht dann auch hervor, mit welchen zeitlichen Abständen Dokumente grundsätzlich ordnungsgemäß gespeichert werden und ob die genutzten Programme überhaupt GoBD-konform sind.
Führt man sich die aufgezeigten Veränderungen durch digitale Eingangsbelege vor Augen, ist es zumindest verständlich, warum eine Verfahrensdokumentation einen Teil der Grundsätze einer ordnungsmäßigen Buchführung darstellen kann. Zudem führt eine gute Verfahrensdokumentation auch dazu, dass im Falle eines krankheitsbedingten Ausfalls des Betriebsleiters eine schnelle Einarbeitung in die Büroorganisation möglich ist.
Klar ist: Sollten zukünftig Papierbelege eingescannt und dann weggeworfen werden (belegersetzendes Scannen) oder gibt es eine elektronische Kasse, muss man sich unbedingt mit der Verfahrensdokumentation auseinandersetzen.
Praxistipp beachten
Um die dargestellten Herausforderungen zu meistern, sollte eine Software/App eingesetzt werden, die insbesondere die Unveränderbarkeit der digitalen Eingangsbelege dokumentiert und die Dateien am besten cloudbasiert speichert. Nur so besteht ein praktikabler Weg, ohne viel Zusatzarbeit eine Lesbarkeit der Daten und den Inhalt der Ursprungsbelege nachzuweisen. Hierfür gibt es mehrere Programme, die dies versprechen. Bei diesen Lösungen sollten auch Schnittstellen zum Steuerberater bedacht werden, damit auch hier eine digitale Abarbeitung möglich ist. Hier bieten sich zum Beispiel Programme wie Datev Unternehmen online, AssBeleg aus dem Hause NLB, desk.box oder topfarmplan an.
Autor Karsten Johannsen
wetreu LBB