Seit dem 1.1.2025 haben Ihre Lieferanten das Recht, Ihnen eine E-Rechnung zu schicken. Sie können keine Papierrechnung mehr einfordern. Die Folge ist, dass Sie zumindest eine E-Mailadresse benötigen, die Sie Ihrem Landhändler mitteilen müssen.
Bei den E-Rechnungen gibt es verschiedene Formate. Das gängigste Format ist die sogenannte ZUGFeRDRechnung. In den meisten Fällen werden sich die Lieferanten dazu entscheiden, Ihnen so eine E-Rechnung zuzuschicken. Das heißt, Sie erhalten bei sich auf dem Rechner ein Dokument, dem Sie auf den ersten Blick gar nicht ansehen, dass es sich um eine E-Rechnung handelt. Sie können ZUGFeRDRechnungen also am Rechner öffnen, anschauen und auch überweisen – das ist kein Problem.
Ein weiteres Format sind die „X-Rechnungen“. So eine Datei kann zwar Ihr Computer auswerten und weiterverarbeiten, Sie können es aber nicht als Rechnung erkennen, da es sich lediglich um Datensätze handelt. Diese können Sie aber mithilfe der eigenen Buchhaltungssoftware (top Farmplan, NLB, LandData, DATEV usw.) lesbar machen. Es gibt aber auch externe Tools, die kostenlos sind:
- Die DATEV E-Rechnungsplattform.
- Von der Bundesregierung empfohlene E-Rechnungsplattformen wie das „zentrale Rechnungseingangsportal (ZRE) oder das OZG-RE.
- Darüber hinaus gibt es Plattformen zur Lesbarmachung reiner X-Rechnungen wie „Ultramarin eRechnung Viewer“ oder „Quba-Viewer“.
Achten Sie bei freien Programmen unbedingt darauf, ob die Datensicherheit gegeben ist. Bei Buchführungsprogrammen sind Sie diesbezüglich auf der sicheren Seite. Aber egal, welches Format Sie geschickt bekommen: Halten Sie die Grundsätze der Finanzverwaltung zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) ein. Sie müssen Rechnungen GoBD-konform abspeichern und sie so aufbewahren, wie sie bei Ihnen angekommen sind.
Achtung: Spätestens ab dem 1.1.2028 muss der gesamte Rechnungsverkehr elektronisch laufen. Zum Erstellen einer E-Rechnung benötigen Sie spezielle Software. Auch hier gibt es zwar einige kostenlose Anbieter, Experten raten aber aufgrund des Datenschutzes davon ab. Kontaktieren Sie unbedingt Ihren Steuerberater, denn um die Digitalisierung Ihres Agrarbüros anzugehen, ist er der wichtigste Ansprechpartner.