Durch neue Vorschriften müssen viele Landwirte zeitnah ihr Büro digitalisieren. Welche Voraussetzungen Sie dabei erfüllen müssen, beispielsweise welche Hardware und Software Sie dazu benötigen, haben wir in top agrar 4/2025, S. 38 geklärt.
Doch wie fängt man dann mit dem Digitalisieren an und wo findet man Hilfe? Wir haben mit Digitalisierungsexperten gesprochen und klären, welche Punkte Sie beachten sollten:
• Machen Sie zunächst eine Bestandsaufnahme: Welche Prozesse laufen (noch) analog? Was könnten und wollen Sie digitalisieren? Was muss nun digital erfolgen? Zum Beispiel der Empfang und das elektronische Abspeichern einer E-Rechnung.
• Für ein papierloses Büro ist ein effizientes digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS) ratsam. Dieses umfasst die datenbankgestützte Organisation und Archivierung Ihrer elektronischen Unterlagen. Fragen Sie Ihren Steuerberater um Rat.
Das System kann ankommende Dokumente automatisch erfassen und speichert sie sicher, sodass sie schnell in einer Cloud oder auf lokalen Servern zugänglich sind. Auch digitalisierte Papierversionen sollten Sie ins DMS einbinden. Dann haben Sie bald alle Dokumente zentral verfügbar – ohne volle Aktenschränke und langes Suchen nach Unterlagen. Denn ein solches System kann Dateien beispielsweise automatisch sortieren und ermöglicht eine einfache Suche nach Schlüsselwörtern.
• Schaffen Sie Ordnung und organisieren Sie Ihre Unterlagen SCAN § neu. Es ist wie in Ihrer Werkstatt: Wenn Sie das Werkzeug nicht richtig einsortieren, finden Sie es, wenn Sie es brauchen, nicht schnell genug. Wenn Sie Ihre Akten digitalisieren wollen, müssen Sie beim Papier beginnen. Organisieren Sie Ihre Papierakten, um eine Basis für die Digitalisierung zu schaffen. Je besser die Akten vorsortiert sind, desto einfacher ist es, sie später in die digitale Ablage zu projizieren „Ich durchlaufe hier standardmäßig drei Schritte: Die Kategorisierung, Reduzierung und Strukturierung der Akten“, sagt Digitalisierungsexpertin Julia Schumann. Schaffen Sie dann klare digitale Ablagestrukturen. „Ansonsten können digitale Dokumente schnell unübersichtlich werden“, so Anne Dirking, die bei der LWK Niedersachsen für allgemeine Weiterbildung, das Agrarbüro und EDV zuständig ist. Legen Sie beispielsweise für jeden Betriebszweig. Es gibt viele Betriebe, die noch gar nichts in ihrem Büro digitalisiert haben und die sich schwer tun, einen Anfang zu finden. Wir geben Tipps. Betriebsleitung SCAN § SCHNELL GELESEN Machen Sie eine Bestandsaufnahme und klären Sie, was Sie digitalisieren müssen und welche Prozesse Sie künftig papierlos führen wollen. Möchten Sie auf digitale Dokumente umsteigen, müssen Sie zunächst Ihre Papierakten sortieren. Strukturieren Sie Ihre elektronischen Unterlagen, damit Sie von Beginn an einen guten Überblick haben. Nehmen Sie sich Zeit und zögern Sie sich nicht, sich externe Hilfe zu holen. Besonders wichtig sind ein gutes Dokumentenmanagementsystem und ein Buchführungsprogramm. nen digitalen Ordner an: 1_Ackerbau, 2_Biogasanlage, 3_Schweinemast. In jedem dieser Ordner erstellen Sie dann verschiedene Unterordner.
• Setzen Sie Prioritäten und entscheiden Sie sich, welche (Papier-)Prozesse Sie zuerst digitalisieren wollen (z.B. Rechnungsstellung). Dann starten Sie auch nur damit und nehmen dann Schritt für Schritt weitere Prozesse hinzu. „Fangen Sie mit einem überschaubaren Bereich an, etwa dem Scannen der Eingangspost. Die entsprechenden Dokumente sortieren Sie dann direkt in Ihren digitalen Aktenschrank ein“, rät Anne Dirking. Wenn das gut läuft, gehen Sie das nächste Projekt an, z.B. das Schreiben von digitalen Rechnungen. • Denken Sie an die richtige Speicherung Ihrer Daten. Die wichtigsten Informationen dazu finden Sie in top agrar 4/2025, S. 40.
• Passen Sie Ihre Arbeitsabläufe kontinuierlich an und optimieren Sie Ihr Vorgehen. • Überprüfen Sie in regelmäßigen Abständen, ob die digitalen Lösungen auch die gewünschten Effekte erzielen. Generell gilt: Gewöhnen Sie sich an die Nutzung von digitalen Tools. Je öfter Sie in der „digitalen Welt“ arbeiten, desto mehr erkennen Sie die vielen Vorteile. Erstellen Sie z.B. digitale Termine. „Nutzen Sie auf Ihrem PC ein Kalender-Tool, zum Beispiel den OutlookKalender, so bekommen Sie ein Gefühl für die digitalen Tools. Nutzen Sie auch die Erinnerungsfunktion für Fristen und Termine“, rät Heidrun Gerwin-Wegener, Referentin für Beratung und Weiterbildung von der Landwirtschaftskammer Nordrhein-Westfalen.
NEHMEN SIE SICH ZEIT!
Digitalisierung ist ein Prozess und man muss am Ball bleiben. „Wenn ich als Landwirt ein guter Ackerbauer werden will, muss ich immer wieder Felder bestellen, mich um Getreidesorten kümmern und den Boden im Blick behalten. Bei der Digitalisierung ist es ebenso“, so Heidrun Gerwin-Wegener. Je öfter Sie in der digitalen Welt unterwegs sind, desto sicherer werden Sie. Setzen Sie sich nicht unter Druck und nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um alles umzusetzen. „Planen Sie für die Einführung der digitalen Belegerfassung oder das Umstellen auf eine Cloud-basierte Ablage etwa ein bis zwei Monate ein. Die vollständige Integration aller digitalen Prozesse kann je nach Betriebsgröße und Erfahrung sechs bis 12 Monate in Anspruch nehmen“, weiß Anne Dirking. Neue Gewohnheiten festigen sich zudem erst mit der Zeit, wie das direkte Einscannen von Unterlagen, die Sie per Post bekommen haben.
EXTERNE HILFE HOLEN
Schulungen und Beratungen sind immer hilfreich. Bilden Sie sich weiter, bleiben Sie dran und scheuen Sie sich nicht, Hilfe zu holen. So hat es auch Regina Puvogel gemacht (S. 48). Seien Sie neugierig und offen für neue Technologien und Methoden. Das Agrarbüro entwickelt sich ständig weiter. Es gibt für jeden Lerntyp oft auch kostenlose Angebote: Online-Seminare, Lern-Videos, Podcasts oder Lernplattformen. „Investieren Sie jeden Tag zehn Digitalisieren Sie Ihre Papierakten und speichern sie in der Cloud, können Sie jederzeit vom Smartphone auf Ihre Unterlagen zugreifen.bis 15 Minuten, das kann schon ein guter Anfang sein“, so Heidrun GerwinWegener. Online-Workshops zum digitalen Agrar-Büro gibt es z.B. von Landwirtschaftskammern/-ämtern, lokalen Landwirtschaftsverbänden oder auch vom Maschinenring. Online-Workshops bei der Landwirtschaftskammer oder einem Verband kosten etwa zwischen 40bis80 € und dauern meist vier Stunden. Die Kosten können Sie als Betriebsausgaben absetzen. Weitere Informationen dazu finden Sie unter topagrar.com/digitales-buero2025. Sie können sich aber auch für ein Einzelcoaching entscheiden. „Es kann sehr hilfreich sein, jemanden an seiner Seite zu haben, der regelmäßig ins Büro kommt und Unterstützung bei der Digitalisierung von Arbeitsprozessen bietet“, so Heidrun Gerwin-Wegener. Digitalisierungsexpertin Julia Schumann bietet z.B. ein Online-Coaching im 1:1- Formt an. Für sechs Termine je 60 Minuten berechnet sie 799 € netto. Zudem hat sie eine Online-Community zum digitalen Agrar-Büro mit über 39 Landwirten bzw. Landwirtinnen aufgebaut. Hier berechnet sie 150 € für drei Monate, 288 € für sechs Monate und 577 € für 12 Monate. In diesem Rahmen finden wöchentliche digitale Live-Formate statt, zudem gibt es ein monatliches Fokusthema wie z.B. zum E-Mail-Management oder Buchhaltungsprogrammen (ordnungzumstrahlen.de ).
IT-EXPERTE ZURATE ZIEHEN
Sie können sich auch bei der Installation der Technik Hilfe holen: „Empfehlenswert ist ein EDV-Dienstleister. Diesen Bereich auszulagern, macht Sinn. Der Mehrwert: Sie haben den Kopf frei und mehr Zeit für andere Dinge“, sagt Anne Dirking. Auch hier können Sie die Kosten als Betriebsausgaben steuermindernd geltend machen. Ein IT-Berater hilft Ihnen bei der Auswahl passender Lösungen und übernimmt auch die Installation der Hard- und Software – von der Telefonanlage, über den Internetanschluss, die Standortvernetzung bis hin zum Dateiaustausch per Cloud. Es gibt bereits Unternehmen, die sich ausschließlich auf die Landwirtschaft spezialisiert haben und Ihnen helfen, die Digitalisierung in Angriff zu nehmen. Das Unternehmen „Agrar-IT“ berechnet etwa 3.000 bis 5.000 € für die gesamte Installation von Hardware und Software auf einem landwirtschaftlichen Betrieb. Dort sind die Kosten für einen neuen PC mit Monitoren, einem eigenen Datei- und Dokumenten-Server, Dokumentenscanner und Programmen bereits inbegriffen ( agrar-it.de ).
VOM PAPIER ZUR CLOUD
Um einen besseren Überblick zu bekommen, musste sie die Unterlagen im Büro zunächst neu sortieren. Dafür suchte sie sich Unterstützung von der Ordnungsexpertin Julia Schumann. Ein entscheidender Tipp: Dokumente in klaren Kategorien stapelweise ordnen. So fiel es der alleinerziehenden Mutter leichter, auszumisten und eine digitale Struktur aufzubauen. „Ich sehe die kleinen Erfolge und das motiviert mich“, sagt sie. Dann folgte die Digitalisierung des Rechnungseingangs, dafür bat sie ihre Lieferanten um digitale Rechnungen – mittlerweile erhält sie 90% davon digital, meist als PDF-Dateien. Diese verarbeitet sie effizient mit „DATEV Unternehmen online“, wofür sie monatlich etwa 11 € zahlt. Ihr Steuerberater hat direkten Zugriff auf die Belege, was Arbeitsabläufe beschleunigt. Das digitale Kassenbuch minimiert Fehler, da der Computer automatisch mitrechnet. Die Bearbeitung von Eingangsrechnungen geht nun deutlich schneller: Digitale Rechnungen leitet Puvogel direkt aus ihrem E-Mail-Postfach vom linken Bildschirm ins System auf dem rechten Bildschirm weiter. Dort werden die Positionen in einen Überweisungsträger umgewandelt, den sie nur noch überprüfen und bestätigen muss. Die GoBD-konforme Ablage erfolgt automatisch. Das Management des Hofes digitalisierte Puvogel als Nächstes, dafür nutzt sie „top farmplan“. Das bündelt viele Funktionen: Dokumentmanagement, Ackerschlagkartei und eine DATEV-Schnittstelle für die Buchhaltung. Das kostet sie im Monat ca. 25 €, auch ihr Mitarbeiter hat Zugriff. Besonders praktisch findet sie die automatische Generierung fortlaufender Rechnungsnummern. Auch das digitale Bearbeitung von Tierarzneimittelbelegen war lange nicht machbar – das Programm war ihre Lösung für das Problem. Durch die Cloud-Speicherung sind die Daten von überall abrufbar.
ZUKUNFT DIGITAL GESTALTEN
Künftig möchte sie noch mehr mit dem Tablet arbeiten, um ortsunabhängig zu sein. Auf ihrem Traktor ist bereits ein Tablet installiert, im Stall aber noch nicht. Ihr Appell: „Je weniger Dinge ich besitze, desto weniger Zeit brauche ich, um Ordnung zu halten!“ Regina Puvogels wichtigster Rat zur Digitalisierung: „Nicht aufschieben, sondern einfach anfangen!“