E-Rechnung: Reicht ein kostenloses Online-Tool?
Für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 € wird der Versand von E-Rechnungen ab dem 1.1.2027 Pflicht. Aber reicht ein kostenloses Tool aus dem Internet zur Erstellung von E-Rechnungen aus?
Mittlerweile gibt es zahlreiche kostenlose Tools zum Download, die auch mithilfe von KI arbeiten. Es gibt z. B. spezielle KI-Tools, die aus einer normalen Rechnung (z. B. PDF oder Word) eine rechtskonforme, maschinenlesbare elektronische Rechnung erzeugen, ohne dass der Betrieb eine entsprechende Software benötigt. Für sehr kleine Unternehmen oder Betriebe, die ausschließlich „irgendwie“ die neuen Pflichten erfüllen wollen und sonst keine digitale Struktur aufbauen möchten, kann ein kostenlos angebotenes Modul eine praktikable Lösung sein.
Aber: Gerade bei Online-Tools sollten Sie vorab klären, wie es um den Datenschutz steht. Wenn Sie sinnvolle Daten von Rechnungen hochladen, sollten Sie vorher wissen, wo die Daten gespeichert werden und ob diese ggf. auch außerhalb der EU verarbeitet werden. Für Betriebe, die langfristig betriebswirtschaftlich und organisatorisch gut aufgestellt sein wollen, sind kostenpflichtige spezialisierte Buchführungsvorprogramme oder Dokumentenmanagementsysteme, wie z. B. top farmplan, in der Regel die deutlich sinnvollere Lösung:
- Sie können dort maschinenlesbare E-Rechnungen erstellen und per E-Mail versenden.
- Es besteht eine Schnittstelle zum Steuerberater, sodass die Belege direkt medienbrucharm über Schnittstellen in deren Systeme übernommen werden.
- Sie haben keine Probleme mit dem Datenschutz/der Vertraulichkeit.
- Die Programme haben eine agrarspezifische Plattform. Tipps zu Programmen sowie weitere Infos zur E-Rechnung lesen Sie auf topagrar.com/e-rechnung26.
